essence - Implementace ERP » Rozšířené řešení od Essence » Řešení Essence pro projektové řízení

Základní schéma projektového řízení:

Řešení společnosti Essence umožňuje vytvářet pro jednotlivé zákazníky obchodní případy. Jeden obchodní případ může odpovídat jednomu projektu nebo je možné pod jedním obchodním případem vytvořit více projektů, které lze dále klasifikovat na jednotlivé fáze. Toto členění umožňuje fakturovat, provádět analýzy a uzavírat části projektu jak na úrovni jednotlivých fází, tak na úrovni jednotlivých projektů či celého obchodního případu.

Projektový manažer sestavuje rozpočet projektu včetně požadovaných zdrojů a materiálů vázaných ke konkrétnímu řádku rozpočtu projektu a datu. Řešení tak umožňuje plánovat zdroje, sledovat jejich využívání a plánovat nákupy a dodávky materiálu na projekt ke konkrétnímu datu.

Rozpočet u zdrojů lze stavět nejen na konkrétní zdroj, ale i na skupinu zdrojů. Tuto funkcionalitu lze využít v případě, kdy ještě není přesně definováno, kdo z určité skupiny zdrojů práci vykoná. Na jednotlivé řádky lze vázat plánování konkrétních zdrojů v momentě, kdy je rozdělení práce jasné.

Řešení společnosti Essence umožňuje vytvářet projekty z prodejních nabídek a příležitostí, které zpracovává obchodní oddělení. Šetří tak čas strávený duplicitním zadáváním dat. Z karet projektů je možné dále vytvářet a prohlížet interakce, zadávat a editovat úkoly související s daným projektem.

Řešení společnosti Essence rozšiřuje projekty o možnost vytvářet nákupní faktury na materiál a externí zdroje přímo z karet projektů. Spotřebu je tak možné účtovat přímo v nákupních fakturách.

Integrované řešení zakázek poskytuje jak operativní evidenci projektů pro potřeby projektového řízení, tak splňuje i veškeré nároky managementu na sledování výsledků hospodaření za jednotlivé projekty.

U zdrojů je možné definovat pracovní kalendář a vygenerovat položky kapacity zdrojů. U jednotlivých řádků rozpočtů projektů lze rezervovat zdroj pro konkrétní den, hodinu a místo a zároveň sledovat zbývající volnou kapacitu.

Řešení společnosti Essence International rozšiřuje standardní šablony pracovní doby. Šablony pracovní doby se používají k tomu, aby stanovili, které pracovní hodiny zdroje jsou obvyklé a které jsou klasifikovány jako přesčasy. Dle toho vytvoříte Kapacity zdrojů, které jsou podstatné pro Plánování zdrojů. Zde se můžou taky stanovit přirážky, které se budou účtovat při užití zdroje mimo obvyklých pracovních hodin. Když je pracovní doba pro všechny zdroje stejná, pak můžete nastavit výchozí Šablonu pracovní doby.

Když jsou vaše zdroje placené za přesčasy, tak vám šablony pracovní doby umožňují tuto skutečnost brát v potaz. V příplatcích můžete definovat jakékoliv extra náklady, které se platí za práci přes víkendy, o svátcích nebo jiné speciální náklady.

Je obvyklé, že rozdílné zdroje vevnitř společnosti podléhají rozdílným pracovním podmínkám. Pracovníci v kancelářích mají obvyklou pracovní dobu, ale pak se taky najdou pracovníci v závodě, kteří pracují nepravidelně. Pak je nutné vytvořit rozdílné šablony pracovní doby a přiřadit je ke zdrojům individuálně.

Když je pracovní doba pro všechny zdroje stejná, můžete vytvořit výchozí Šablonu pracovní doby, která bude ovlivňovat kapacitu všech zdrojů.

V centrálním formuláři plánování společnosti Essence International je umožněn náhled na všechny zdroje a jejich vytížení v jednotlivých dnech na projektech. Je možné zobrazit volnou kapacitu či stav rezervace zdroje na konkrétní projekty, porovnávat zarezervovanou kapacitu a absence oproti celkové kapacitě zdroje atd. Centrální plánovací formulář společnosti Essence International dále umožňuje sledovat absence zdrojů v hodinách, zobrazit absence podle důvodů atd. V rámci tohoto formuláře je možné snadno přesunovat, odstraňovat a kopírovat plánované aktivity buď pro jeden zdroj nebo mezi jednotlivými zdroji navzájem.

V systému je možné také využít grafické plánování zdrojů pomocí externí komponenty společnosti Essence International včetně zpětné odezvy do systému při změně dat:

Z důvodu vykazování práce zdrojů na jednotlivé projekty musí každý uživatel, který pracuje na projektech, vykazovat svoji činnost v Pracovních sešitech. Lze definovat schvalovací proces tak, aby odpovědný projekt manažer schvaloval výkazy práce zdrojů, které vykazují činnost na jeho projekty. Schválením vykázané činnosti odpovědnou osobou dojde k účtování spotřeby zdrojů na projekt.

S využitím výkazů práce můžete sledovat odpracovaný čas zdrojů na jednotlivých projektech. Modul vykazování je možné využít i jako komplexní výkaz práce pro další použití (sledování efektivity zaměstnanců, fakturovatelnosti, výkonnosti, atd.).