essence - Případové studie » Daisy Communications

Řešení MS Dynamics Nav pro Daisy je zákaznickým řešením na míru odrážejícím veškerá specifika odvětví poskytování internetových služeb a mobilních telefonů. Mezi hlavní rysy řešení patří koncept virtuálního zboží a zboží k pronájmu, a nástroj periodické fakturace.

Virtuální zboží a zboží k pronájmu

Virtuální zboží bylo navrženo tak, aby pokrylo služby typu ADSL, hosting, datové služby se zvýšenou spolehlivostí, mobilní telefony atd., které poskytovatel zajišťuje pro své klienty a za které svým klientům účtuje pravidelné poplatky po celou dobu smluvního vztahu. Kromě toho systém umožňuje koncept tzv. zboží k pronájmu, který je kombinací standardního zboží a virtuálního zboží.  Zboží k pronájmu bylo navrženo pro evidenci například serverů a ostatního hardwaru, které již svou hodnotou spadá do dlouhodobého majetku a které lze klientům za pravidelně fakturované částky pronajmout.

Nástroj periodické fakturace 

Nástroj periodické fakturace je jádrem celého systému. Automaticky vytváří periodické faktury zákazníkům za jejich virtuální zboží (služby) a zboží k pronájmu. Fakturace za služby probíhá pro každého klienta vždy v konkrétní den v měsíci, kdy faktury jsou generování s měsíční/ čtvrtletní/půlroční či roční pravidelností v závislosti na požadovaném fakturačním období daných služeb. V případě fakturačního období delší než měsíc se příjmy za služby účtují na vybraný účet výnosů příštího období a pravidelně každý měsíc se odpovídající částka automaticky odúčtuje a postupně přesune na odpovídající výnosový účet a to tak dlouho, dokud se výnosy příštího období úplně nerozpustí do výnosů běžného období. Tento zdánlivě složitý proces je uživatelsky velice jednoduchou záležitostí, neboť vyžaduje spuštění jedné sestavy a vše ostatní již probíhá automaticky.

Koncept virtuálního zboží

Specifickým rysem virtuálního zboží je evidence rozsáhlé informační databáze nejrůznějších technických parametrů a dalších atributů, které jsou systémem vyžadovány ve stanoveném stádiu zpracování objednávky. Pro tyto účely byl vytvořen komplexní modul technických informací, který umožňuje evidenci těchto požadovaných informací, s volitelnou strukturou a s možností nastavit nezbytná omezení pro formát zadávaných dat, lhůty pro jejich vyplnění, atd. Určité služby lze nabízet, případně je nutné prodávat spolu s jinými specifickými službami, čehož bylo dosaženo konceptem přidružených služeb na úrovni rodičů a dětí. Systém je automaticky nabízí ve fázi nabídky či prodeje zákazníkům a umožňuje jejich propojení systémem s možností sdílení společných technických informací. V případě nahrazení poskytované služby výkonnějším či novějším ekvivalentem systém umožňuje uživateli pohodlně nahradit stávající službu novým produktem, aniž by došlo k přerušení jak už fakturace tak poskytování služby, s možností snadného dohledání nahrazených služeb.

Integrace s jinými externími systémy

Důležitou součást řešení pro Daisy představuje komunikační rozhraní s dalšími externími systémy. Díky tomu mohou klienti objednávky zadávat a měnit online na internetu pomocí webového rozhraní a poté probíhá jejich import do MS Dynamics NAV. Oblast fakturací byla rozšířena o možnost online plateb kreditními kartami a bezhotovostními převody pomocí rozhraní s platební bránou Datacash. Důležitým zdrojem fakturačních informací je externí systém pro generování statistiky datového provozu (např. provolané minuty), který poskytuje nezbytné podklady jednak pro fakturaci, ale rovněž informační účely. Ty jsou denně importovány do systému a následně zpracovány nástrojem periodické fakturace.

Elektronická autorizace dokladů

V oblasti nákupu, která využívá zejména standardní funkcionality MS Dynamics NAV, se významně uplatňuje systém elektronické autorizace dokladů, který umožňuje neomezený počet schvalovacích úrovní s možností autorizovat doklady týmy nebo jednotlivci. Kritéria pro schvalování jsou definována na základě hodnoty dokladu, dosažené marže nebo marže v % vyjádření. Pouze nákupní objednávky schválené na všech předem definovaných schvalovacích úrovních mohou být vytištěny nebo odeslány v pdf formátu přímo ze systému jednotlivým dodavatelům.

„Řešení dodané společností Essence vzniklo na základě dlouhodobé intenzivní spolupráce realizačních týmů na obou stranách, díky čemuž vzniklo řešení plně odrážející specifika našeho odvětví i naší společnosti. Nový systém pomohl změnit a zlepšit některé interní procesy, došlo ke značnému zjednodušení a automatizaci některých důležitých úkonů a v konečném důsledku ke zvýšení produktivity. Získali jsme tak lepší a efektivnější kontrolní nástroje. Díky značnému rozšíření systému bylo umožněno zredukovat stávající externí systémy a získat tak centrální úložiště interních dat a systém pro většinu interních činností.

Spolupráce se společností Essence je založena na dlouhodobě fungujících dobrých vztazích. Společnost Essence zajišťuje nejenom každodenní kompletní interní support pro stávající uživatele, ale rovněž nové změny systému plynoucí z dynamicky se měnících potřeb našeho odvětví."

Richard Carter, IT Infrastructure Programme Manager Daisy Communications