Více než 100 bezchybných implementací IS

přístup pro klienty

Essence Dokument management system

Přínosy řešení

Essence řešení na řízení dokumentů je založené na produktu Sharepoint Foundation 2010 představující kompletní zabezpečení Archivace, Správy, Klasifikace, Uložení a Třídění dokumentů.

Rychlost přístupu – cílem systému DMS je poskytnout okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění, status a formát.

Bezpečnost – DMS umožňuje aktuální dokumenty nejen rychle získat, ale také zajistit jejich bezpečnost díky přesnému vymezení přístupových práv jednotlivých uživatelů.

Přehlednost a Archiv – umožňují organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů v organizaci.

Workflow a Autorizace – nedílnou součástí DMS je systém autorizace/připomínkování dokumentů ve společnosti.

Otevřenost – umožňuje začlenění dalších modulů a procesů ve společnosti, například elektronická autorizace plateb

Napojení na ERP – propojení správy a zpracování dokumentů s účetním softwarem firmy – přímé napojení například na MS Dynamics NAV.

proces DMS

Popis řešení a použité technologie

DMS (Sharepoint Foundation 2010) zahrnuje:

  • Evidenci a klasifikaci dokumentů do kategorií a typů, zařazení pod konkrétní oddělení, činnosti, projekty atd.

DMS1

  • Autorizaci dokumentů v rámci přednastavených workflow (pracovních postupů) či volitelné autorizace.

DMS2

  • Archiv společnosti, tedy dokladů, které již klasifikací a workflow procesem prošly a byly případně dále zpracovány, připomínkovány, přezkoumány.
  • Exporty dat: do MS Excelu, PDF – do předdefinovaných šablon dokumentů, sloučení více PDF souborů do jednoho sběrového.

DMS3

  • Notifikace uživatelů vztahující se k akcím v rámci workflow, při nečinnosti atd.
  • Jednoduchý přístup do systému prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome).Používat jej lze v libovolném internetovém prohlížeči s podporou skriptování. Pro dostupnost všech funkčností, zejména práce s přílohami, je zapotřebí používat modernější prohlížeče s podporou W3C FileAPI – momentálně se jedná o Google Chrome a Mozilla Firefox.
  • Přílohy – uložení je realizováno přímo v databázi Sharepoint Foundation
  • Autentizace uživatelů – seznam uživatelů je vytvářen použitím záznamů ze seznamu doménových uživatelů.
  • Uživatelské práva/role v DMS– jedná se o nastavení práv na úrovni jednotlivých kategorií/typů dokumentů/ účetní jednotky/oddělení/činnosti či projektu, definovatelných na úrovni jednotlivých uživatelů či skupin/rolí.
  • Obecná konfigurovatelnost systému
  • Plnotextové vyhledávání
  •  Schvalování plateb – modul umožňující autorizace podnikových plateb.

Skenovací Linka

Originální fyzické dokumenty je možné ihned po skenování uložit do DMS a zajistit tak následující:

  • Snížení objemu předávaných fyzických dokumentů
  • Zmenšení množství rozkopírovaných dokumentů
  • Minimalizace rizika ztráty dokumentů
  • Výrazně vyšší dohledatelnost dokumentů a možnost provázanosti na plnotextové prohledávání obsahu dokumentů

Microsoft Outlook

DMS systém poskytuje širokou škálu e-mailových notifikací jednotlivým uživatelům či skupinám.

Napojení na ERP systém

Essence DMS řešení zahrnuje integraci na ERP systém (MS Dynamics NAV), kde oba systémy jsou oboustranně propojeny a dochází ke sdílení dat mezi těmito platformami. Jelikož se jedná o otevřený systém, lze řešit napojení i na další systémy.

  • Seznam společností
  • Seznam kontaktů
  • Dimenze
  • Projekty
  • Účetní doklady (Nákupní faktury, Nákupní dobropisy, Nákupní zálohové faktury, Nákupní objednávky, Hromadné nákupní objednávky)

Essence International s.r.o.
Šumavská 15, 602 00 Brno
+420 541 592 600
info@essencebs.com

Vytvořil MD webdesign - tvoříme obchodně úspěšné weby